Was ist das Mahnwesen?
Wie die Fakturierung – also die Rechnungsstellung – und die Debitorenbuchhaltung gehört das Mahnwesen zum Forderungsmanagement eines Unternehmens.
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Das Mahnwesen
Im Mahnwesen beschäftigt man sich mit den ausstehenden Forderungen. Hier findet die Verwaltung der Rechnungen und Prüfung der Zahlungseingänge statt. Wird eine Rechnung nicht innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist bezahlt, startet der Mahnlauf.
Jedes Unternehmen hat eine eigene Vorgehensweise in Bezug auf Inhalt und Anzahl der Mahnschreiben, den Ablauf und die Fristen. Dennoch gibt es auch allgemein übliche und bindende gesetzliche Regelungen.
Fristen im Mahnlauf
Was ist im kaufmännischen Mahnverfahren gesetzlich geregelt? Und welche Fristen müssen eingehalten werden?
Stellt ein Unternehmen fest, dass ein Kunde noch nicht gezahlt hat, beginnt es mit dem sogenannten kaufmännischen Mahnverfahren. Das kaufmännische Mahnwesen unterliegt dabei bestimmten Regeln: Eine Forderung kann angemahnt werden, wenn der Anspruch zu Recht besteht und diese Forderung auch fällig ist. Wann eine Forderung fällig ist, kann vertraglich vereinbart werden. Damit ist diese Regelung entweder auf der Rechnung vermerkt oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten.
Es ist üblich, dass für die Bezahlung einer erbrachten Leistung eine feste Frist gesetzt oder ein bestimmter Zeitpunkt festgelegt wird. Auf einer Rechnung oder in einem Vertrag kann beispielsweise festgelegt sein, dass die Zahlung zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung fällig ist. Bezahlt der Kunde nicht innerhalb dieser Zeit, kann das Unternehmen direkt den Mahnlauf starten.
Ist keine konkrete Frist vereinbart, ist die Zahlung sofort nach dem Erbringen der Leistung fällig. So regelt es der Gesetzgeber in § 907 a ABGB und § 6 a KSchG. Sollte der Kunde die Forderung längere Zeit schuldig bleiben, liegt es im Ermessen des Unternehmens, wann eine Mahnung verschickt wird.
Kaufmännisches Mahnwesen
Wie viele Mahnungen sind denn eigentlich gesetzlich vorgeschrieben? Und ab wann befindet man sich in Zahlungsverzug?
Im kaufmännischen Mahnwesen gibt es keine gesetzliche Verpflichtung eine bestimmte Anzahl an Mahnungen zu versenden. Wenn ein Unternehmen mehr als ein Mahnschreiben verschickt, dann geschieht dies meist aus Kulanz dem Kunden gegenüber. Spätestens ab dem Zeitpunkt, in dem der Zahlungsverzug eintritt, können Mahnkosten anfallen, die der Schuldner als Verzugsschaden zu tragen hat.
Ein Gläubiger kann ab Eintritt des Zahlungsverzugs weitere Schritte einleiten. Üblicherweise wird in der letzten vom Gläubiger selbst versendeten Mahnung angekündigt, wenn die Forderungsangelegenheit anschließend an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt abgegeben wird. Für die Ankündigung weiterer Schritte gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, die ein Unternehmen einzuhalten hat.
Nach erfolglosem Mahnverfahren
Wie viele Mahnungen sind nötig bis zur Inkasso-Abgabe? Was passiert, wenn die Zahlung trotz Mahnungen ausbleibt?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Anzahl an Mahnungen, nach denen erst eine Inkasso-Abgabe erfolgen darf. Ist ein kaufmännisches Mahnverfahren seitens des Gläubigers vollständig durchgelaufen, geht es in die nächste Stufe. In dieser Phase kann sich ein Unternehmen Unterstützung von einem externen Dienstleister holen und beispielsweise ein Inkassounternehmen mit der Beitreibung der offenen Forderung beauftragen. Dieses Recht hat der Gläubiger, sobald sich der Schuldner in Verzug befindet, er also nicht auf die Mahnschreiben reagiert hat. Das Inkassounternehmen nimmt schriftlich oder telefonisch Kontakt zum Schuldner auf um die Außenstände des Gläubigers einzufordern und versucht hierbei eine gute Lösung für beide Seiten zu finden.
Mit der Beauftragung wird das Inkassounternehmen zum ersten Ansprechpartner des Schuldners und kümmert sich um alle weiteren Belange des Mahnverfahrens. Zahlungen sollten dann nur direkt an den Inkasso-Dienstleister überwiesen werden, damit das Mahnverfahren nach Zahlungseingang so schnell wie möglich gestoppt werden kann. Sollte der Schuldner auch nicht auf die Inkasso-Schreiben reagieren oder das Inkassounternehmen keine Lösung mit dem Schuldner erzielen können – ist der letzte Ausweg ein gerichtliches Mahnverfahren mittels einer Mahnklage. Dieses gilt es allerdings im Sinne aller Beteiligten zu vermeiden. Denn die Kosten, die der Schuldner als Verzugsschaden erstatten muss, erhöhen sich durch ein gerichtliches Verfahren enorm.
Inkasso ohne Mahnung - was kann ich tun
Schreiben von Inkassounternehmen sollte man nie ignorieren. Es ist immer besser, das Problem in Angriff zu nehmen und es direkt zu klären. Auch dann, wenn es womöglich eine Überschneidung der Zahlung mit der Übergabe an das Inkassobüro gegeben haben könnte.
Ist die Forderung nach wie vor offen, ist es ratsam, so schnell wie möglich direkt an den beauftragten Dienstleister zu zahlen oder zumindest eine Rückmeldung zu geben, wenn die Forderung nicht pünktlich zur gesetzten Frist ausgeglichen werden kann.
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