Wie berechnen sich Inkassokosten?

Wie entstehen Inkassokosten? Das lässt sich eigentlich ganz einfach erklären:
Stell dir vor, du kaufst etwas, bezahlst aber die Rechnung nicht. Für den Verkäufer bedeutet das eine ausstehende Forderung, also eine finanzielle Einbuße - denn er hat einen gewissen Aufwand erbracht, wie Material, Personal und Logistik, um deinen Einkauf zu realisieren. Um seine finanziellen Einbußen möglichst gering zu halten, beauftragt er ein Inkassounternehmen, das die offene Rechnung im Namen des Verkäufers, nun Gläubiger genannt, beim Käufer, nun Schuldner genannt, eintreiben soll. Für diese Leistung berechnet das Inkassounternehmen dem Gläubiger Inkassokosten, die diesem als Verzugsschaden vom Schuldner ersetzt werden müssen.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie Inkassokosten konkret berechnet werden, wie die Rechtslage rund um Inkassokosten aussieht und geben dir Tipps, wie du am besten mit Inkassokosten umgehst.

Inhalt:

Einführung: Gründe, Kosten und Ziele eines Inkassoverfahrens im Überblick
Inkassokosten und ihre Berechnung
Tipps für Schuldner: So gehst du am besten mit Inkassokosten um
Die Phasen eines Inkassoverfahrens und ihre Kosten
Fremdkosten
Zahlungsvereinbarungen und ihre Auswirkungen
Inkassokosten aus Sicht der Gläubiger
Fazit

Einführung: Gründe, Kosten und Ziele eines Inkassoverfahrens im Überblick

Was ist ein Inkassoverfahren?
Ein Inkassoverfahren dient dazu, offene Rechnungen beizutreiben, wenn ein Schuldner seine Zahlungspflichten trotz Mahnungen des Gläubigers nicht erfüllt. Für dieses Verfahren wird ein Inkassounternehmen vom Gläubiger beauftragt. Inkassounternehmen verwenden dafür verschiedene Maßnahmen von Zahlungsaufforderungen über gerichtliche Mahnverfahren bis hin zum Zwangsvollstreckungsverfahren.

Warum entstehen Inkassokosten?
Wenn du deine Rechnung nicht bezahlst, erhältst du grundsätzlich erst von dem Verkäufer bzw. Dienstleister selbst Mahnungen. Wenn du nach den Mahnungen allerdings nicht bezahlst, können diese auch ein Inkassounternehmen beauftragen. Den Service der professionellen Beitreibung kann ein Inkassounternehmen selbstverständlich nicht zum Nulltarif anbieten. Es muss ebenso kostendeckend arbeiten - wie jedes Unternehmen der Privatwirtschaft. Seine Leistungen umfassen beispielsweise das Abschließen und Überwachen von Zahlungsvereinbarungen oder die Klärung von Reklamationen. Dazu gehört die komplette Korrespondenz – schriftlich und telefonisch – mit Schuldnern, Rechtsanwälten und anderen Dritten wie Schuldnerberatungen oder Betreuern. Du kannst dir bestimmt schon vorstellen, dass diese Maßnahmen einen hohen Aufwand und entsprechende Kosten bedeuten. Diese Kosten müssen natürlich beglichen werden und das passiert anhand der geltend gemachten Inkassokosten.

Wer trägt die Kosten und warum?
Der Gläubiger legt die Inkassokosten aus und bezahlt das von ihm beauftragte Inkassounternehmen. Doch er kann sich die angefallenen Inkassokosten vom Schuldner ersetzen lassen. Das ist gesetzlich geregelt. Ziel ist es, den Gläubiger vor zusätzlichen finanziellen Belastungen zu schützen und den Schuldner dazu zu bewegen, seiner Zahlungspflicht nachzukommen.

Inkassokosten und ihre Berechnung

Die Höhe der Inkassokosten hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Der folgende Abschnitt erklärt, was genau unter die Inkassokosten fällt und erläutert anhand von Beispielen die Berechnung der Inkassokosten.

Was sind Inkassokosten und wann fallen sie an?

Im Laufe eines Inkassoverfahrens können verschiedene Kosten entstehen.
Zunächst sind da die tatsächlichen Inkassokosten. Das sind die Kosten, die für die Tätigkeit des Inkassounternehmens anfallen.

Darüber hinaus gibt es aber auch sogenannte Fremdkosten. Das sind Kosten, die im Zusammenhang mit dem Inkassoverfahren an andere beteiligte Stellen bezahlt werden müssen. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für Adressermittlungen, Rücklastschriftkosten, Gerichtsvollzieher oder Gerichtskosten.

Wie werden Inkassokosten berechnet?

Inkassounternehmen erbringen für ihre Auftraggeber Rechtsdienstleistungen und rechnen die Kosten dafür ab. Auf den Schuldner können Kosten zukommen, bis zu der Höhe, die einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit zustehen würden. Inkassokosten werden daher üblicherweise in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) berechnet.

Die Höhe der Inkassovergütung bestimmt sich

nach dem geschuldeten Betrag. Je höher der Forderungsbetrag ist, desto höher fallen die Inkassokosten aus.
nach dem Aufwand für die Beitreibung der Forderung. Je aufwendiger die Forderungsbeitreibung ist, desto höher fallen die Inkassokosten aus.

Die Höhe der Inkassokosten richtet sich nach der Forderungshöhe - je höher die offene Summe, desto höher aus. Sowie auch dem Aufwand. Das bedeutet, dass bei komplexeren Fällen oder höherem Bearbeitungsaufwand höhere Inkassokosten anfallen können.

Rechenbeispiele

Beispiel 1: Inkassokosten für Beauftragung und erste Zahlungsaufforderung

Du hast Schuhe für 100 Euro bestellt – und die Rechnung übersehen. Die Zahlungsfrist ist abgelaufen und du befindest dich in Zahlungsverzug. Der Gläubiger übergibt den Auftrag an ein Inkassounternehmen. Du erhältst von dort die erste Zahlungsaufforderung.

Hauptforderung 100,00 EUR
Kosten für die erste Zahlungsaufforderung	RVG-Gebührensatz 0,5	24,50 EUR
Pauschale für Post und Telekommunikation	20 % der Inkassokosten	4,90 EUR
SUMME der Kosten		29,40 EUR

Beispiel 2: Kostenerhöhung bei unberechtigter Reklamation

Wir nehmen den gleichen Fall: Du hast Schuhe für 100 Euro bestellt und bekommst ein Inkassoschreiben, in dem dieser Betrag zuzüglich der entstandenen Inkassokosten verlangt wird. Du bist dir aber sicher, die Rechnung bereits überwiesen zu haben. Daher schickst du eine Reklamation an das Inkassobüro.

Dort wird nun der Fall eingehend geprüft und wahrscheinlich auch nochmal Rücksprache mit dem Gläubiger gehalten und auf allen Konten geschaut, ob der Betrag eingegangen ist, aber möglicherweise falsch zugeordnet wurde.

Die Prüfung ergibt, dass du dich vertan hast – du dachtest zwar, du hättest diese Schuhe bezahlt, es handelte sich aber um eine andere Rechnung. Deine Reklamation war also nicht berechtigt. Für den zusätzlichen Aufwand, der dadurch entstanden ist, darf der Gebührenfaktor der Inkassokosten bis auf 1,3 erhöht werden.

Hauptforderung 100,00 EUR

Inkassokosten bei erhöhtem Aufwand nach ungerechtfertigter Reklamation

RVG-Gebührensatz 1,3

63,70 EUR

Pauschale für Post und Telekommunikation

20 % der Inkassokosten

12,74 EUR

SUMME der Kosten

76,44 EUR

Beispiel 3: Kosten, die durch und nach einem gerichtlichen Verfahren entstehen können

Gleicher Fall: Du hast Schuhe für 100 Euro bestellt, bekommst ein Inkassoschreiben, ignorierst es aber. Wenn auf Kontaktversuche oder Zahlungsangebote des Inkassobüros nicht reagiert wird, bleibt für den Gläubiger oft nur noch der Weg über ein Gerichtsverfahren, um die Forderung zu sichern.
Wer nach einem Vollstreckungsbescheid immer noch nicht bereit ist, die Forderung zu zahlen, riskiert noch höhere Kosten durch Zwangsvollstreckungsmaßnahmen.

Hauptforderung 100,00 EUR

Kosten für höheren Aufwand bei der Inkasso-Bearbeitung

+ Pauschale für Post und Telekommunikation

RVG-Gebührensatz 0,9

20 % der Inkassokosten

44,10 EUR

8,82 EUR

Beantragung Mahnbescheid

+ Pauschale für Post und Telekommunikation

- Anrechnung außergerichtliche Tätigkeit

+ Gerichtskosten

RVG-Gebührensatz 1,0

20 % der Kosten

- 50% RVG-Gebührensatz 0,9

49,00 EUR

9,80 EUR

-22,05 EUR

36,00 EUR

Beantragung Vollstreckungsbescheid

+ Pauschale für Post und Telekommunikation

RVG-Gebührensatz 0,5

20 % der Kosten

24,50 EUR

4,90 EUR

Inkassokosten für Vollstreckung

+ Pauschale für Post und Telekommunikation

+ Gerichtsvollzieherkosten

RVG-Gebührensatz 0,3
min 15,00 EUR

20 % der Kosten

Höhe je nach Aufwand und Inhalt der Vollstreckung
min. 15,00 EUR

15,00 EUR

3,00 EUR

15,00 EUR

SUMME der Kosten

Min.
188,07 EUR

Achtung: Die Beispiel-Rechnungen enthalten reine Netto-Kosten. Wenn der Gläubiger der Forderung nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, kommt zu allen Inkassokosten die Umsatzsteuer hinzu. Außerdem fallen noch Verzugszinsen an.

Tipps für Schuldner: So gehst du am besten mit Inkassokosten um

Mit Inkassokosten konfrontiert zu werden, kann belastend und überfordernd sein. Doch es ist wichtig, Ruhe zu bewahren! Mit den folgenden Tipps kannst du die Situation gut handhaben und zusätzliche Kosten vermeiden:

Frühzeitig reagieren
Das A und O im Umgang mit Inkassokosten ist, direkt aktiv zu werden. Sobald du ein Inkassoschreiben erhältst, solltest du es genau lesen und prüfen, ob die Forderung auch wirklich berechtigt ist. Solltest du Zweifel an der Berechtigung der Forderung haben, kontaktiere das Inkassounternehmen sofort, um Missverständnisse aufzuklären.

Zahlungsoptionen prüfen
Einige Inkassounternehmen bieten flexible Zahlungsmodelle, wie Ratenzahlungen, eine Stundung der Forderung oder einen Zahlungsaufschub, an. Falls dir die vollständige Zahlung der offenen Rechnung und der Inkassokosten in einer Summe nicht möglich ist, scheue dich nicht, nach solchen Optionen zu fragen.
Wenn du eine Inkassomahnung von der Riverty Services GmbH erhalten hast und du die ausstehende Forderung nicht fristgerecht zahlen kannst, dann melde dich bei uns! In unserem Self-Service-Portal kannst du uns im persönlichen Bereich Nachrichten senden und Dokumente hochladen. Dort findest du auch die sogenannten FAQ, die oft gestellte Fragen beantworten. Vielleicht findest du auch dort schon die Antwort, die du brauchst. Falls du nicht alles auf einmal bezahlen kannst, ist das kein Problem! Im Self-Service-Portal kannst du eine Ratenzahlung, eine Sonderzahlung oder einen Zahlungsaufschub vereinbaren. Gemeinsam finden wir eine Lösung.

Kosten prüfen
Überprüfe nicht nur die Berechtigung der Forderung, sondern auch die geltend gemachten Inkassokosten genau. Die Inkassokosten werden in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) berechnet und dürfen nicht überhöht sein. Falls im Schreiben wichtige Informationen wie die ursprüngliche Forderungshöhe, die Gläubigerbezeichnung oder die Berechnung der Kosten fehlen, solltest du vorsichtig sein. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, beim Inkassounternehmen detaillierte Nachweise anzufordern, um alles genau prüfen zu können.

Rechtsbeistand suchen
Wenn du dich mit dem Inkassoschreiben unsicher fühlst oder dir die Forderung überhöht erscheint, kann dir eine Rechtsanwältin, ein Rechtsanwalt oder eine Schuldnerberatung weiterhelfen. Eine Anwältin oder ein Anwalt kann prüfen, ob die Inkassokosten gerechtfertigt sind und dich bei der weiteren Korrespondenz mit dem Inkassounternehmen unterstützen. Schuldnerberatungen bieten oft kostenlose oder kostengünstige Hilfe an und können dir helfen, langfristige Lösungen für deine finanzielle Situation zu finden. Wichtig ist, dass du dir frühzeitig Unterstützung holst, damit sich die Forderungen nicht weiter anhäufen.
Unser Tipp: Sprich neben einer Anwältin, einem Anwalt und der Schuldnerberatung auch mit deiner Familie und deinen Freund:innen über das Inkassoschreiben. Sie haben für dich ganz sicherlich ein offenes Ohr und vielleicht können sie dich sogar finanziell unterstützen. Wichtig ist, dass du mit diesem Thema nicht alleine bist und offen darüber sprechen kannst.

Eigenen Überblick behalten
Ein wichtiger Schritt ist es, einen Überblick über deine Finanzen zu bewahren. Liste deine Einnahmen und Ausgaben auf, damit du genau weißt, wie viel Geld übrig bleibt, um deine Forderung zu begleichen. Vielleicht entdeckst du auch unnötige Ausgaben, die du in Zukunft einsparen kannst. Zudem ist es sinnvoll, eine Liste mit allen offenen Rechnungen, Inkassoschreiben inklusive Fälligkeitsterminen und bereits geleisteten Zahlungen zu führen. So hast du den aktuellen Stand im Blick und weißt genau, welche Forderungen wann beglichen werden müssen.
In dem Self-Service-Portal von Riverty hast du jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand deiner Forderungen.

Was tun bei einer unberechtigten Forderung?

Ein Inkassoschreiben löst im ersten Moment Panik in einem aus. Doch am besten ist es, erst einmal durchzuatmen und ruhig zu bleiben. Denn es kann sich bei der Forderung auch um eine unberechtigte Forderung handeln. Diese Schritte solltest du beachten:

Überprüfe, ob du tatsächlich etwas bei dem genannten Unternehmen bzw. Gläubiger gekauft hast. Wenn ja, dann kontrolliere die Höhe der Forderung, das Fälligkeitsdatum und die angegebenen Zahlungsdetails. Falls keine oder falsche Angaben zu dem Gläubiger oder dem Forderungsgrund vorliegen, solltest du definitiv beim Inkassounternehmen nachfragen.
Wichtig ist, das Schreiben nicht zu ignorieren. Wenn du glaubst, dass die Forderung unberechtigt ist, wende dich an das Inkassounternehmen. Erklär ihnen, warum du die Forderung bestreitest und fordere Nachweise wie einen Vertrag oder Rechnungen.
Falls das Inkassounternehmen trotz deiner Reklamation weiterhin eine Zahlung von dir fordert und du dir unsicher bist, was du noch tun kannst, solltest du dir rechtlichen Beistand suchen. Eine Anwältin oder ein Anwalt oder Schuldnerberatungen können dir helfen, unberechtigte Forderungen abzuwehren und rechtliche Schritte einzuleiten.
Schütze dich vor unseriösen Inkassofirmen. Prüfe, ob das Inkassounternehmen, von dem du einen Inkassobrief erhalten hast, in Deutschland registriert ist. Diese Information findest du im Rechtsdienstleistungsregister.

Die Phasen eines Inkassoverfahrens und ihre Kosten

Ein Inkassoverfahren besteht aus mehreren Phasen – vom außergerichtlichen Verfahren über das gerichtliche Mahnverfahren bis hin zur Zwangsvollstreckung. In jeder Phase entstehen unterschiedliche Kosten für den Schuldner. Der folgende Abschnitt erklärt die einzelnen Schritte im Detail und zeigt auf, wie die Kosten berechnet werden.

In der folgenden Grafik werden die Phasen des Inkassoverfahrens Schritt für Schritt illustriert:

Außergerichtliches Verfahren

Mit der ersten Zahlungsaufforderung kann das Inkassounternehmen Kosten in Höhe einer 0,5 Gebühr in Anlehnung an Nr. 2300 Nr. 2 VV RVG abrechnen. Hier spricht man von einem sogenannten einfachen Fall.
Ist es zur Realisierung der Forderung nötig, dass das Inkassounternehmen weitere Maßnahmen ergreift, erhöht sich die Vergütung auf eine 0,9 Gebühr.
Wird die Forderung zu Unrecht bestritten, kann die Inkassovergütung wegen des höheren Bearbeitungsaufwandes bis auf eine 1,3 Gebühr in Anlehnung an Nr. 2300 Nr. 1 VV RVG ansteigen.

Einigungsvergütung

Für Zahlungsvereinbarungen wie beispielsweise bei Ratenzahlungen können Inkassounternehmen eine 0,7 Gebühr in Anlehnung an Nr. 1000 VV RVG berechnen. Der Gegenstandswert beträgt in diesem Fall nur die Hälfte der Forderung.

Gerichtliches Mahnverfahren

Für die Beantragung des Mahnbescheides können Inkassounternehmen eine 1,0 Gebühr nach Nr. 3305 VV RVG und für die Beantragung des Vollstreckungsbescheides eine weitere 0,5 Gebühr nach Nr. 3308 VV RVG berechnen. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Vergütung für die außergerichtliche Tätigkeit des Inkassounternehmens zur Hälfte angerechnet wird. Je nachdem, wie umfangreich diese Tätigkeit war, können sich daher für das Mahnverfahren unterschiedliche Endbeträge ergeben.

Zwangsvollstreckung

Jede Maßnahme im Rahmen der Zwangsvollstreckung bedeutet für den Schuldner weitere Kosten in Höhe einer 0,3 Gebühr in Anlehnung an Nr. 3309 VV RVG. Hinzu kommen auch hier wieder Gerichts- bzw. Gerichtsvollzieherkosten.

Auslagenpauschale

In jedem Fall kommt in Anlehnung an Nr. 7002 VV RVG eine Auslagenpauschale in Höhe von 20% der angefallenen Inkassovergütung hinzu. Die Auslagenpauschale darf maximal 20 Euro betragen.

Fremdkosten

Neben den Inkassokosten können noch sogenannte Fremdkosten auf den Schuldner zukommen. Fremdkosten sind die Kosten, die im Zusammenhang mit dem Inkassoverfahren an andere beteiligte Stellen bezahlt werden und vom Schuldner ersetzt werden müssen – beispielsweise Gerichtskosten, Adressermittlungskosten, Rücklastschriftkosten und Verzugszinsen. Wie diese Kosten zustande kommen, wird in dem folgenden Abschnitt erläutert.

Gerichtskosten

Hierbei handelt es sich um gesetzlich geregelte Kosten, die vom Staat für die Tätigkeit der Gerichte erhoben werden.

Adressermittlungskosten

Wenn die neue Adresse des Schuldners ermittelt werden muss, können unterschiedlich hohe Kosten entstehen. Diese sind davon abhängig, welches Unternehmen bzw. welche Behörde mit der Ermittlung beauftragt wurde und welche Kosten sie dafür in Rechnung stellen. Die gängigste Möglichkeit, eine Adresse zu ermitteln, ist die Auskunft vom Einwohnermeldeamt.

Rücklastschriftkosten

Ist das Konto bei einem vereinbarten SEPA-Einzug nicht gedeckt oder wird der Lastschrift vom Kontoinhaber widersprochen, scheitert der Einzug und die Bank stellt Kosten für die Rücklastschrift in Rechnung.

Verzugszinsen

Letztlich fallen im Laufe eines Inkassoverfahrens auch Verzugszinsen an. Diese sind als Verzugsschaden gem. §§ 280, 286 BGB ebenfalls vom Schuldner zu zahlen. Nach § 288 BGB ist eine Geldforderung von Verbrauchern mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen. Damit machen sich Verzugszinsen insbesondere bei älteren und / oder höheren Forderungen finanziell bemerkbar.

Zahlungsvereinbarungen und ihre Auswirkungen

Die finanzielle Situation von jedem Menschen ist anders und deswegen spielen Zahlungsvereinbarungen eine entscheidende Rolle. Sie ermöglichen eine flexible und individuell angepasste Lösung für beide Seiten – dem Gläubiger und dem Schuldner.

Arten von Zahlungsvereinbarungen:

Ratenzahlung: Hier wird der offene Betrag in kleinere Teilzahlungen aufgeteilt, die dann regelmäßig über einen bestimmten Zeitraum gezahlt werden.
Stundung: Bei einer Stundung wird die Zahlung vorübergehend ausgesetzt. Ein neues Fälligkeitsdatum wird vereinbart, bis zu dem die Zahlung erfolgen muss.
Zahlungsaufschub: Bei einem Zahlungsaufschub wird die Frist verlängert, wenn die Zahlung der Forderung in absehbarer Zeit möglich ist.

Auswirkungen auf den Schuldner:

Finanzielle Entlastung: Zahlungsvereinbarungen bieten Flexibilität und ermöglichen es dem Schuldner seine Finanzen zu ordnen und sich einen Überblick zu verschaffen. Durch Zahlungsvereinbarungen über einen längeren Zeitraum hat der Schuldner die Möglichkeit, Geld für die Zahlung zur Seite zu legen.
Zusätzliche Kosten: Je nach Vereinbarung können zusätzliche Kosten wie Zinsen oder eine Einigungsgebühr anfallen.

Inkassokosten aus Sicht der Gläubiger

Für Unternehmen bzw. Gläubiger können ausstehende Rechnungen zu einem finanziellen Risiko werden. Daher ist es entscheidend, dass sie schnell aktiv werden und ein Inkassounternehmen einschalten, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Für alle Unternehmer:innen, die sich intensiver mit den Themen Forderungsmanagement und Inkasso beschäftigen möchten, haben wir hier ein paar B2B-Blogartikel verlinkt:

Erfahre mehr über unsere Inkasso Produkte

Unsere Inkasso Produkte

Fazit

Inkassokosten entstehen, wenn säumige Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden und dienen dazu, den entstandenen Aufwand der Gläubiger durch Beauftragung eines Inkassounternehmens zu decken. Die anfallenden Inkassokosten werden in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) berechnet, variieren je nach Höhe der Forderung und Komplexität der Bearbeitung des jeweiligen Einzelfalls. Als Schuldner ist es wichtig, die Forderung sorgfältig zu prüfen und frühzeitig zu handeln, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Mit einem klaren Überblick über die eigenen Finanzen, offener Kommunikation und gegebenenfalls professioneller Unterstützung können Inkassosituationen bewältigt werden.