Was ist das Mahnwesen?

Fristen im Mahnlauf

Was ist im kaufmännischen Mahnverfahren gesetzlich geregelt? Und welche Fristen müssen eingehalten werden?

Stellt ein Unternehmen fest, dass ein Kunde noch nicht gezahlt hat, beginnt es mit dem sogenannten kaufmännischen Mahnverfahren. Das kaufmännische Mahnwesen unterliegt dabei bestimmten Regeln: Eine Forderung kann angemahnt werden, wenn der Anspruch zu Recht besteht und diese Forderung auch fällig ist. Wann eine Forderung fällig ist, kann vertraglich vereinbart werden. Damit ist diese Regelung entweder auf der Rechnung vermerkt oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten.

Es ist üblich, dass für die Bezahlung einer erbrachten Leistung eine feste Frist gesetzt oder ein bestimmter Zeitpunkt festgelegt wird. Auf einer Rechnung oder in einem Vertrag kann beispielsweise festgelegt sein, dass die Zahlung zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung fällig ist. Bezahlt der Kunde nicht innerhalb dieser Zeit, kann das Unternehmen direkt den Mahnlauf starten.

Ist keine konkrete Frist vereinbart, ist die Zahlung sofort nach dem Erbringen der Leistung fällig. So regelt es der Gesetzgeber in § 271 Abs.1 BGB. Sollte der Kunde die Forderung längere Zeit schuldig bleiben, liegt es im Ermessen des Unternehmens, wann eine Mahnung verschickt wird.

Nach erfolglosem Mahnverfahren

Wie viele Mahnungen sind nötig bis zur Inkasso-Abgabe? Was passiert, wenn die Zahlung trotz Mahnungen ausbleibt?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Anzahl an Mahnungen, nach denen erst eine Inkasso-Abgabe erfolgen darf. Ist ein kaufmännisches Mahnverfahren seitens des Gläubigers vollständig durchgelaufen, geht es in die nächste Stufe. In dieser Phase kann sich ein Unternehmen Unterstützung von einem externen Dienstleister holen und beispielsweise ein Inkassounternehmen mit der Beitreibung der offenen Forderung beauftragen. Dieses Recht hat der Gläubiger, sobald sich der Schuldner in Verzug befindet, er also nicht auf die Mahnschreiben reagiert hat. Das Inkassounternehmen nimmt schriftlich oder telefonisch Kontakt zum Schuldner auf um die Außenstände des Gläubigers einzufordern und versucht hierbei eine gute Lösung für beide Seiten zu finden.

Mit der Beauftragung wird das Inkassounternehmen zum ersten Ansprechpartner des Schuldners und kümmert sich um alle weiteren Belange des Mahnverfahrens. Zahlungen sollten dann nur direkt an den Inkasso-Dienstleister überwiesen werden, damit das Mahnverfahren nach Zahlungseingang so schnell wie möglich gestoppt werden kann. Sollte der Schuldner auch nicht auf die Inkasso-Schreiben reagieren oder das Inkassounternehmen keine Lösung mit dem Schuldner erzielen können – ist der letzte Ausweg ein gerichtliches Mahnverfahren oder gar eine Klage. Dieses gilt es allerdings im Sinne aller Beteiligten zu vermeiden. Denn die Kosten, die der Schuldner als Verzugsschaden erstatten muss, erhöhen sich durch ein gerichtliches Verfahren enorm.